Location Check

Erreichbarkeit
Die schönste Location nützt nichts, wenn sie für den Großteil der Teilnehmer schlecht zu erreichen ist. Die Anreise sollte mit dem Auto, bestenfalls auch mit dem öffentlichen Nahverkehr möglich sein. Vor Ort sollten Sie darauf achten, dass ausreichend Parkplätze vorhanden sind. Bei einem mehrtägigen Event sind gut gelegene  Übernachtungsmöglichkeiten wichtig.

Größe
Das richtige Maß ist hier wichtig. Einerseits darf die Räumlichkeit nicht zu groß sein. So entsteht schnell der Eindruck, dass zu wenige Gäste erschienen sind - und das drückt die Stimmung. Andererseits kann eine zu kleine Location beengend sein und ebenfalls die Atmosphäre negativ beeinflussen. Berechnen Sie also vorab möglichst genau wie viele Gäste oder Teilnehmer zu erwarten sind.

Infrastruktur
Eine Besichtigung vor Ort zählt ab einer bestimmten Eventgröße zum Pflichtprogramm. Wie viel Tageslicht kommt in die Räumlichkeiten, wie ist die Beleuchtung und wie die Akustik? Eine gute Anlagetechnik ist unabdingbar bei Seminaren und Vorträgen - kein Referent möchte am Abend heiser sein. Wichtiger Punkt bei größeren Veranstaltungen ist die Abklärung inwieweit die Räume barrierefrei sind.

Technik
Stellen Sie sich die wichtige Frage vorab: Welche Technik braucht meine Veranstaltung? Beamer, Flipchart und Stromanschlüsse zählen heute zur Grundausstattung in Tagungsräumen. Bei einer Vor-Ort-Begehung ist zu prüfen, ob bei Bedarf WLAN, PCs, Soundanlage, Mikrofon oder Klimatisierung vorhanden sind oder selbst organisiert werden müssen.

Ausstattung
Informieren Sie sich über die Möblierung Ihrer bevorzugten Location vorab. Neben der Grundausstattung werden zusätzliche Möbel oft extra berechnet. So vermeiden Sie ungeplante Kosten. Testen Sie ob die Sitzmöbel bequem sind, wie weit der Weg zu den Sanitäranlagen ist und ob es eine Garderobe gibt. Zulieferer, z.B. Caterer, freuen sich, wenn Sie die Transportwege vorab kennen.

Catering
Einige Locations arbeiten mit festen Cateringpartnern zusammen an die Sie als Veranstalter gebunden sind. Andere bieten auch die Möglichkeit externe Firmen für das eigene Event zu beauftragen. Vor Ort sollten Sie vorab schauen wie die Räumlichkeiten für das Catering ausgebaut sind: gibt es eine Küche oder Kühlmöglichkeiten? Wo wird das Essen platziert werden?

Sicherheit
Die Sicherheit von Veranstaltungen rückt zunehmend in den Fokus von Veranstaltern, Behörden und Besuchern. Bei der Wahl der Location sollten Sie ein Auge auf das Sicherheitskonzept der Räume haben. Existiert eine inakte Notbeleuchtung? Gibt es ausreichende und regelmäßig gewartete Feuerlöscher, freie Fluchtwege und Türen und Erste-Hilfe-Kästen?

Versicherung
Klären Sie rechtzeitig vor Beginn Ihrer Veranstaltung ab über welche Versicherungen die Location verfügt - und welche Versicherungen Sie als Veranstalter selbst für Ihr Event abschließen müssen. Besondere Risiken, wie ein Feuerwerk, sollten über Zusatzklauseln geregelt werden. Eine Veranstalterhaftpflicht wehrt unberechtigte Schadensersatzforderungen ab.

Vorschriften
Sie planen eine Weihnachtsfeier oder ein lockeres Firmenfest? Es soll gelacht und getanzt werden? Lassen Sie sich vorab die Hausordnung Ihrer Eventlocation aushändigen um abzuklären, ob Sie auf dem Event laute Musik abspielen dürfen. Prüfen Sie die Lage des Raucherbereichs im Freien für Ihre Gäste.

Kosten
Es ist stehts ratsam im Vorhinein mit dem Location-Besitzer genaue Absprachen, beispielsweise zu den Zahlungsvereinbarungen, zu treffen und schriftlich festzuhalten. So erleben Sie später keine bösen Überraschungen. So kann geklärt werden wer die Nebenkosten - wie Strom, Heizung, Endreinigung und Abfallbeseitigung - übernimmt, ob es eine Getränkepauschale gibt oder ob das Personal der Location bei Ihrem Event mitwirkt.